Open Source ERP: Positionierung, Einsatz und Installation
Neben dem Funktionsumfang, der Historie der jeweiligen Lösung, den damit erzielten Kundenreferenzen und der Art des Hostings gibt es noch einen weiteren Aspekt, der beim Vergleich der unterschiedlichen ERP-Lösungen besonders beachtet werden sollte, und zwar derjenige der Lizenzierungsmodelle. Auf der einen Seite steht dabei ein Open Source ERP, welches in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat, und auf der anderen Seite die "traditionelle" proprietäre und lizenzpflichtige ERP-Software.
Open Source ERP: Was steckt genau dahinter?
Eine Open Source Software können Sie nutzen, kopieren, studieren und modifizieren und diese modifizierten Versionen sogar weitergeben.
Beim Software in einem proprietären Modell hingegen haben Sie nur das Recht, diese gegen Zahlung einer Lizenzgebühr zu nutzen.
Open Source lässt sich auch mit einem Online Kochbuch vergleichen. Im Prinzip kann jeder das fertige Rezept nutzen und so sein Gericht kochen. Es steht aber jedem frei seine eigene Variation zu kreieren und diese als Kommentar oder neues Rezept abzuspeichern. Meist hat man das perfekte Rezept nicht direkt gefunden, aber mit der Zeit und weiteren Empfehlungen lässt es sich immer weiter verbessern!
Beispiele einiger Open Source ERP-Lösungen sind Odoo, Dolibarr, Apache OfBiz, ERPNext, ERP5 oder Openconcerto.
Open Source bedeutet aber nicht gleich kostenlos!
Nur weil Sie einen Quellcode kostenlos nutzen können, bedeutet das leider nicht, dass Ihr Open-Source-ERP-Projekt nichts kosten wird. Sie müssen immer noch drei grundlegende Aspekte berücksichtigen:
- das Integrationsprojekt an sich
- die "versteckte" Zeit
- und auch die Kosten, die mit der Nachhaltigkeit Ihrer Investition zusammenhängen.
Das Integrationsprojekt:
Da es sich bei der Implementierung eines ERP-Systems primär um ein zwischenmenschliches Projekt handelt und dabei dem Change Management oft grosses Gewicht beigemessen werden muss, verfolgt ein guter ERP-Integrator bei der Umsetzung zwei Ziele:
- den Spagat zwischen der Anpassung der Software an die spezifischen Unternehmensanforderungen des Kunden und der Neudefinition dessen Geschäftsprozesse zu meistern
- die notwendige Unterstützung zu bieten, um die Lösung in der Kundenorganisation zu verankern.
Die “versteckte” Zeit:
Damit die Einführung reibungslos von statten geht und intern auf hohe Akzeptanz stösst, muss der zweite Aspekt der "versteckten" Zeit berücksichtigt werden, d.h. die Zeit, die Ihre Teams für die Zusammenarbeit mit dem ERP-Partner, aber auch für die Einarbeitung in die Lösung aufwenden müssen. Hier empfiehlt es sich, von Anfang an genug Zeit einzuplanen. Eine ERP-Einführung ist immer eine Investition in die Zukunft zur langfristigen Reduktion von Aufwand und Kosten. Wenn während der Erstimplementierung an internen Ressourcen gespart wird, hat dies langfristig oft einen negativen Effekt.
Die Wartungskosten:
Der dritte Aspekt, den Sie einplanen müssen, sind die Kosten für die Gewährleistung der Nachhaltigkeit Ihres ERP-Systems. Dazu gehören im Wesentlichen die Kosten für die Softwarewartung, das Outsourcing und Hosting, verschiedene funktionale Weiterentwicklungen und die Migration auf eine höhere Version (hier empfehlen wir ein Upgrade alle 3 bis 8 Jahre, aber das ist sehr variabel).
Open Source ERP: Einige der Vorteile
Bei der Einführung eines Open Source ERP sollten Sie sich nicht von der vermeintlichen Kostenfreiheit der Lösung leiten lassen, die es, wie oben dargestellt, nicht gibt. Stattdessen sollten Sie sich auf die folgenden Punkte konzentrieren: Innovationskraft, Flexibilität, Skalierbarkeit sowie Risikominimierung für Ihr Unternehmen.
Einer der grössten Vorteile ist, dass Sie nicht an einen Softwarehersteller oder Integrationspartner gebunden sind. Dies bietet Ihnen eine gewisse Form von Freiheit und Sicherheit. Wenn unvorhergesehene Risiken eintreten, wie z. B. der Konkurs des Herstellers, oder einfach die Erhöhung der Preise für die Lizenzen und Dienstleistungen, können Sie Ihr ERP System ohne Einschränkungen weiter nutzen. Sie haben die Freiheit, die Weiterentwicklung Ihres Open Source ERP einem anderen Dienstleister anzuvertrauen, oder sogar im Alleingang Kompetenzen zu erwerben, um Ihre Lösung intern weiter zu betreiben.
Ein weiterer Vorteil ist der offene Quellcode im Open Source Umfeld, wie z.B. die über das Internet zugänglichen Zusatzmodule der Odoo Community. Nicht nur, dass Sie die Software frei installiert und evaluiert werden kann, der Code ist in der Regel auch technologisch ausgereift, da man den Staub nicht unter dem Teppich kehren kann! Potenzielle Bugs und Sicherheitslücken können von jedem erfahrenen Fachmann schnell identifiziert, korrigiert und gepatcht werden, unabhängig davon, ob er Teil des Entscheidungsgremiums des jeweiligen Open Source Projekts ist oder nicht.
Daraus schliesst sich, dass Open Source ERP Systeme in der Regel hochgradig interoperabel sind, d. h. sie können mit anderen Lösungen oder Diensten von Drittanbietern integriert werden, z. B. mit einer E-Commerce-Plattform, einer speziellen CAD-Software, einem WMS usw. Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Schnittstellen bereits vorhanden sind, sondern vielmehr, dass es technisch gesehen keine Hindernisse durch überholte Technologien, proprietäre Datenformate oder andere mögliche Hindernisse gibt.
Schliesslich sind Open Source ERP Systeme aufgrund ihrer technischen Grundlage und ihrer offenen Struktur grösstenteils sehr flexibel, wenn es darum geht, neue Funktionalitäten zu entwickeln und/oder eine fortschrittliche Implementierung ins Auge zu fassen.
Einführung einer Open Source ERP Lösung:
Worauf ist zu achten?
Wenn Sie eine Open Source ERP Lösung in Erwägung ziehen, sollten Sie neben dem Abgleich Ihrer Anforderungen mit den Funktionen der Software die folgenden fünf Punkte beachten.
- Die Existenz eines kommerziellen Editors, der die Lösung koordiniert weiterentwickelt.
Wir wissen zwar, dass ein Open Source Projekt innerhalb der Community weitergeführt werden kann, aber im Bereich ERP ist es sinnvoll, eine "übergeordnete" Instanz zu haben, die den professionellen Einsatz der Lösung langfristig garantieren kann. In der Praxis bedeutet dies, zusätzliche Dienstleistungen anzubieten und die Einhaltung und Überwachung von Änderungen der aktuellen Gesetzgebung, insbesondere im Bereich der Buchhaltung, sicherzustellen.
- Das mögliche Vorhandensein von zwei unterschiedlichen Software Versionen.
Das Vorhandensein eines Editors kann das Vorliegen zweier deutlich unterschiedlicher Quellcodes bedeuten, einer Community Edition (100% zugänglich und offen) und einer Enterprise Edition, für den ein Software-Abonnement bezahlt werden muss. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welcher Ansatz am besten für Sie geeignet ist. Wenn wir nun das Beispiel Odoo nehmen, hat der Hersteller ein Modell aus 2 Schichten gewählt, da die Enterprise-Version nicht auf einem anderen Quellcode basiert, sondern auf einer Schicht von Modulen und Services aufbaut, die vollständig auf der Community-Version basieren. Die Weiterentwicklung der Odoo Enterprise-Version Edition kann also nicht ohne Investitionen in die Community-Version erfolgen, was eine zusätzliche Garantie für Nachhaltigkeit bedeutet.
- Die Bedeutung der Gemeinschaft
Ein Open Source ERP kann nicht nachhaltig und auf Dauer existieren, ohne dass sich eine Gemeinschaft von Akteuren aus allen Bereichen bildet, welche die Lösung kontinuierlich weiterentwickeln und die Nutzung demokratisieren. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Grösse der Gemeinschaft zu berücksichtigen, sondern auch deren Dynamik und Struktur. Rund um die Lösung Odoo wurde beispielsweise im Jahr 2013 die Odoo Community Association von Camptocamp und vier weiteren Akteuren gegründet und erfreut sich seither einem stetigen Wachstum.
- Die Verfügbarkeit und Reife der Akteure.
Ihnen sollte bewusst sein, dass grosse Freiheit auch Nachteile mit sich bringen können und Sie in die Einführung eines Open Source ERP investieren müssen. Es ist daher unerlässlich, von anerkannten Partnern begleitet zu werden und deren Kompetenzen zu beurteilen (Einholen von Referenzen, Grösse und Anzahl durchgeführter Projekte, , geografische Nähe etc.).
- Wie sieht es mit den verwendeten Technologien aus?
Eine brillante Open Source Lösung, die in einer sehr selten verwendeten Programmiersprache entwickelt wurde, ist ein deutliches Hindernis für das Zustandekommen einer Community, die genau die Stärke eines transparenten und nachhaltigen Open Source Projetks sein soll.
Sofern es sich also nicht um völlig innovative Technologien handelt (die möglicherweise bald aufgekauft werden), sollten Sie sicherstellen, dass es nicht an technischen Ressourcen mangelt, um Sie zu unterstützen.
Um diese Übersicht zu vervollständigen, finden Sie hier weitere Details zu freier Software, den verschiedenen Arten von Open Source Lizenzen (mehr oder weniger offen), den Begriffen des Urheberrechts (genauer: Copyleft) oder dem Konzept Open Core vs. Open Source.
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