Die richtige Software zum richtigen Zeitpunkt

Bruno Schefer, Miteigentümer und Co-Headcoach von Cosanum , informierte sich an einer Fachmesse über ERP-Systeme. Ein Aussteller überzeugte ihn auf Anhieb: Er hiess Camptocamp, und die von ihm vorgestellte Open-Source-Lösung trug den Namen Odoo.

Nach einer kurzen Zeit des Kennenlernens wurden Nägel mit Köpfen gemacht: In einer ersten Phase wurden Odoo-Module und Unternehmensprozesse abgeglichen, um dann schrittweise das Open-Source-System einzuführen, wobei wo immer möglich  Standardmodule eingesetzt werden sollten.

Schon bald nahm Cosanum die Zeiterfassung und HR Module in Betrieb, gefolgt von CRM und der Finanzbuchhaltung. Zur Sicherheit war alles noch über temporäre Schnittstellen mit dem alten «IT-Koloss» verbunden.

Nun folgte der unternehmenskritische Bereich der Logistik, bei dem im Bereich Gesundheitswesen kein Risiko eingegangen werden durfte. Dafür wurde ein kleiner Produkte-Teilbereich von der bisherigen IT abgetrennt und auf Odoo umgestellt. Dieser Test verlief sehr ermutigend, und dem Logistik-Modul konnte der letzte Schliff gegeben und schliesslich auf den ganzen Betrieb ausgerollt werden. Ein fortschrittliches Lagerverwaltungssystem (LVS) war geboren, das der gesamten Community zur Verfügung steht! Gespannt warteten alle Beteiligten auf Kundenreaktionen wie «Was ist mit eurem System los?» oder «Wieso kann ich nicht bestellen?». Aber die Telefone blieben still. Alles funktionierte vom ersten Tag an tadellos.

Als Letztes wurde schliesslich das Modul für den Einkauf auf Basis der DDMRP-Methodologie in Betrieb genommen. Die Mitarbeitenden wurden gezielt auf dem neuen System geschult, und im Frühjahr 2021 war die ganze Unternehmens-IT auf Odoo umgestellt.

Die Umstellung der IT fiel für Cosanum in eine herausfordernde Zeit. Auf der einen Seite war gerade die Übergabe von der Gründer- an die nächste Generation im Gang; andererseits stellte die Corona-Pandemie grosse Anforderungen sowohl an die Kunden – Spitäler und Heime – wie auch an die internen Stellen (Home-Office, Online-Meetings usw.). Die Beschaffung einer webbasierten Unternehmenssoftware mit kollaborativer Ausrichtung erwies sich gerade jetzt als sinnvolle Entscheidung. Sie half auch mit, die neue agile Firmenkultur der exponentiellen Organisation Cosanum (ExO) zu etablieren: von Leadership zur Kollaboration, vom Managing zum Coaching, vom Angestellten zum Happy cosaMember und vom Eigentümerprinzip zu Beteiligung und Partnerschaft. Das bedeutete auch die Reduktion der Hierarchiestufen, den Ausbau der individuellen Eigenverantwortung und die bessere Einbindung ins Business-Ecosystem.

Das alles mit einem Ziel: dem Unternehmenserfolg. Mit Odoo stieg die Effizienz massiv, und gleichzeitig sanken auch die Prozesskosten. Davon profitierten neben den Kunden auch die Angestellten, nun «Happy cosaMembers» genannt: In einigen Bereichen des Unternehmens konnten die Arbeitszeiten reduziert werden, teilweise um mehrere Stunden pro Woche – ohne Lohneinbusse!